Das ist Zeitverschwendung, und führt in der Interpretation zu falschen Schlüssen.

Eine Erfassung der Kilometer der Mitarbeiter in der Pflege ist weitgehend unnötig, denn
a) sagt diese Erfassung nichts aus über die Zeit (und die damit verbundenen Personalkosten) der Mitarbeiter, und
b) Was wäre die Konsequenz, wenn Sie feststellen, die Mitarbeiter fahren viele Kilometer? Sollen Sie laufen?
Beamen wäre auch nicht schlecht?! Wie Scotty und Captain Kirk.

... desto höher sollte die Pflegefachkraft-Quote sein.

Pflegefachkräfte benötigen prozentual mehr Zeit für Fahrten und Wege als Helferinnen, Pflegekräfte oder Hauswirtschaftskräfte.

Das klingt komisch - etwa so, als würden Pflegekräfte und Hauswirtschaftskräfte schneller fahren als Pflegefachkräfte.

Nein, natürlich nicht: Je länger die Fahrt- und Wegezeiten sind, desto weniger lohnt es sich, für eine Tätigkeit extra eine Pflegehelferin oder Hauswirtschaftskraft hinzuschicken. Dann erledigt dies nämlich besser eine Pflegefachkraft in zeitlichem Zusammenhang mit den Leistungen der Behandlungspflege und der Grundpflege.
Meist ist es nämlich so, dass die Hausbesuchspauschalen nicht kostendeckend sind (wenn sie denn überhaupt als Einzelleistung vergütet werden).
Deshalb ist es oft wirtschaftlicher, die examinierten Pflegefachkräfte versorgen Patienten auch noch mit zeitlich kürzeren hauswirtschaftlichen Versorgungen oder erbringen Grundpflegeleistungen, für die eigentlich keine Pflegefachkraft notwendig wäre. Hier finden Sie eine schöne EXCEL-Tabelle, mit deren Hilfe Sie ausrechnen können, ab wie vielen Minuten (für eine hauswirtschaftliche Versorgung oder Grundpflegeleistung) Sie als PDL eigens eine Pflegeassistentin oder Hauswirtschaftskraft einsetzen, unter Berücksichtigung der Fahrt- und Wegezeiten: Klick.
Bitte beachten Sie, dass dies eine rein wirtschaftliche Betrachtung ist. Ganzheitliche Aspekte der Leistungserbringung sind natürlich auch noch in Ihre Überlegungen mit einzubringen!

Lesen Sie auch den Beitrag „Pflegefachkräfte haben prozentual höhere Fahrt- und Wegezeiten als Pflegeassistenten“

Warum ist das so?

Wenn es Ihnen möglich ist, die Fahrt- und Wegezeiten nach Qualifikationen getrennt zu erheben und auszuwerten, werden Sie feststellen, dass Pflegefachkräfte ca. 40% - 60% ihre Zeit mit Fahrt- und Wegezeiten verbringen, während es bei Helferinnen (ich nenne sie besser Pflegeassistenten) ca. 10% - 20% sind. In der Mischung aller Mitarbeiterinnen sind es ca. 25% für Fahrten und Wege.

Warum der prozentuale Unterschied bei den Fahrt- und Wegezeiten zwischen den Qualifikationen?
Nehmen wir an (für meine Behauptung), die Fahrt- und Wegezeiten betragen im Durchschnitt 7 Minuten von Patient zu Patient.

Erstens: Fast alle Behandlungspflegeleistungen müssen von Pflegefachkräften erbracht werden.
Sind das Einzelleistungen, dauern diese meist nicht lange. Trotzdem fährt die Pflegefachkraft ca. 7 Minuten zu diesem Einsatz. Genau so sind die Pflegeassistenten ca. 7 Minuten unterwegs, um ihre zeitlich intensiveren Pflegen durchzuführen. Aber solche großen Pflegen dauern durchaus  30 bis 40 Minuten. Prozentual wirkt sich das entsprechend aus.

Zweite Erkenntnis: Je höher jedoch der Anteil der Pflegefachkraft-Quote ist, desto mehr gleichen sich die Fahrt- und Wegezeiten auf ca. 25% an.

Lesen Sie auch den Beitrag „Je länger die durchschnittlichen Fahrt- und Wegezeiten sind, desto höher muss die Pflegefachkraft-Quote sein“.

Erstellen Sie ein detailliertes Konzept

Die meisten Pflegedienste unterschätzen die Umsatz-Möglichkeiten der stundenweisen Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI.
Anhand eines Beispiels soll aufgezeigt werden, welche riesengroßen finanziellen Potentiale sich hieraus ergeben.
Die Verhinderungspflege steht sowohl allen Sachleistungskunden als auch allen Pflegegeldempfängern zu. Sie soll dafür sorgen, dass die Pflegepersonen ‚länger‘ die häusliche Versorgung sicher stellen können. Die Leistung (bis 1.550 € pro Jahr) kann nicht nur in Leistungskomplexen, sondern sinnvollerweise auch als Zeitleistung erbracht werden. Doch oftmals kennen die Kunden ihre Rechte nicht.

Die “Ersatzpflege“ ist darauf ausgerichtet, die Häusliche Pflege dauerhaft zu stabilisieren, indem man der Pflegeperson eine regelmäßige Auszeit ermöglicht.
Die Leistung ist eine Kostenerstattungsleistung, daher kann die Einrichtung den Preis frei festlegen und allein mit dem Pflegekunden vereinbaren.

Ersatzpflege nach § 39 SGB XI muss auch nicht vorher beantragt werden!
Sie kann im Rahmen der Grundpflege (Leistungskomplexe), aber auch als Stundenleistung erbracht werden. Die Erbringung als Stundenleistung ist jedoch sinnvoller.

Bitte rechnen Sie – sobald es Ihnen möglich ist – nur noch nach Stunden ab, das entspricht viel stärker den wahren Bedürfnissen der Kunden, wenn diese verlässlich entlastet werden sollen. Es gibt jedoch viele Wissenslücken und Unsicherheiten, wie man die Ersatzpflege einsetzen kann.
10% der Pflegeversicherten Menschen nehmen Leistungen der (stundenweisen) Verhinderungspflege an. Und das ist nur der Durchschnitt in Deutschland.
Die Potentiale sind noch wesentlich höher! Insbesondere die Leitung und die Pflegefachkräfte sollten die Bedeutung der stundenweisen Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI kennen lernen, anstatt auf die Leistungspakete des SGB XI fixiert zu sein.

1.) Berechnung des möglichen Umsatzes aus dem bestehenden Patientenstamm
Angenommen Sie haben 95 reguläre Patienten (nicht doppelt gezählt), dann hätten Sie auf jeden Fall 10 Kunden, die Verhinderungspflege bei Ihnen abrufen.
Das ergibt einen Umsatz von mindestens 10 x 1.550 € p.a., also einen Mindestumsatz von 15.500 € p.a., verteilt über das Jahr.

Es gibt aber noch weitaus bessere Möglichkeiten!

2.) Berechnung des möglichen Umsatzes aus dem Kundenstamm mit den Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI
Zusätzlich kommt das Potential der Kunden mit Beratungsgesprächen nach § 37 Abs. 3 SGB XI. Die Menschen können vor allem über die Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI erreicht werden. Jeder Kunde in diesem Kontext ist im Prinzip ein potentieller Kunde für stundenweise Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI.
Gehen Sie davon aus, dass Sie 19% der regulären Patienten im Durchschnitt monatlich als Kundenbesuche (für Beratungen nach § 37.3 SGB XI) haben könnten.
Um die Kundenanzahl pro Jahr zu errechnen, also die Anzahl der Köpfe, müssten die monatlichen Einsätze an Beratungsgesprächen in Pflegestufe I und II mit 6 multipliziert werden, und diejenigen in Pflegestufe III mit 3 multipliziert, denn:
Kunden mit Beratungsgesprächen nach § 37 Abs. 3 SGB XI müssen in Pflegestufe I und in Pflegestufe II alle 6 Monate ein Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI abrufen, die Kunden mit Pflegestufe III alle 3 Monate; deshalb die Multiplikation mit 6 bzw. mit 3.

In der Mischung multipliziere ich (da es wenige Kunden in Pflegestufe III gibt) mit 5.
19 x 5 = 95 Kunden
95 x 1.550 Euro = 147.250 Euro.
Das ist Maximal-Ziel für das Ausschöpfen dieses Potentials.
Dieses werden Sie in dieser Höhe natürlich nicht erreichen können, doch 40% bis 60% davon würde Sie wahrscheinlich deutlich voran bringen!?
Bei der Berechnung mit Stundensätzen dürfen Sie sogar Gewinn einrechnen!

Abschließende Tipps:
1) Rechnen Sie die stundenweise Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI nur noch nach Stunden ab, nicht mehr nach Leistungskomplexen.
2) Differenzieren Sie die Stundensätze nicht nach Qualifikationen!
3) Was Sie benötigen, ist ein Konzept für die Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI, um das Verkaufen der stundenweisen Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI voran zu bringen. Dieses Konzept muß vorsehen, die „Hamster“-Mentalität der Vollkasko-denkenden Kunden zu bearbeiten, so dass die Kunden am besten „schön über das Jahr verteilt“ entlastet werden, denn sonst haben Sie gegen Ende des Jahres ein „Personal-Versorgungs-Problem“.
4) Allerdings müssten Sie auch entsprechendes zusätzliches Personal vorhalten, um die Leistungen überhaupt erbringen zu können.

Hinweise:
a) Dieser Text ist teilweise unter Zuhilfenahme von Textteilen von Herrn Andreas Heiber und Herrn Gerd Nett (www.syspra.de) entstanden.
b) Sie möchten die Anzahl der Kunden haben? Wenn ein Beratungskunde aus Pflegestufe III 4 mal pro Jahr solch einen Einsatz abrufen muß, so dürfen Sie ihn nicht 4 mal multiplizieren, es ist ja trotzdem nur 1 Kunde. Sie müssen richtiger Weise die monatliche Anzahl der Beratungskunden in Pflegestufe III mit 3 multiplizieren.
c) Erfahrungsgemäß gibt es eine große Bandbreite beim durchschnittlichen monatlichen Anteil der Beratungsgespräche an den regulären Patienten. Die Bandbreite geht von 10% bis 40% bei unterschiedlichen Pflegediensten bzw. ist stark abhängig von der Wertschätzung der Beratungsgespräche.

Die Beratungsgespräche sind eines der wichtigsten Marketing-Instrumente, um neue Kunden zu gewinnen und um den Umsatz massiv zu steigern, v.a. bei der stundenweisen Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI

Die Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI sind eines der wichtigsten Instrumente eines Pflegedienstes,

a)     um neue Kunden zu gewinnen,

b)     um die vorhandenen Kunden mit Pflegesachleistungen bzw. Kombinationsleistungen gut zu beraten, und ggf. mehr Umsatz zu generieren,

c)      um die Kunden mit alleinigen Pflegegeldleistungen für die
- stundenweise Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI
  („Budget“ = bis zu 1.550 € p.a.)
- und für die Betreuungsleistungen nach § 45 b SGB XI
  („Budget“ = bis zu 2.400 € p.a.)
zu gewinnen.

d)     um die Kunden ggf. für Privatzahlerleistungen zu gewinnen.

Diesen Aspekten wird in den allermeisten Pflegediensten bisher nicht genügend Rechnung getragen! Die Bedeutung der Beratungsgespräche muß geschult und kommuniziert werden, und es müssen hierfür die personellen Voraussetzungen bei den dafür ausgebildeten Pflegefachkräften geschaffen werden.

Zum Einsatz könnten z.B. 2-3 Mitarbeiter pro Pflegedienst kommen, die speziell für diese Aufgaben vorgesehen sind.

Geeignet sind insbesondere
a) Pflegefachkräfte als Vollzeitkräfte,
b) gesundheitlich Beeinträchtigte, aber erfahrene Mitarbeiter, die in der „normalen“ Pflege schwer eingesetzt werden können,
c) und zukünftige potentielle Leitungskräfte, die sich an dieser Aufgabe entwickeln können.

Zudem bedarf es grafischer Auswertungen:
Was haben die Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI gebracht?
Welche Potentiale werden noch nicht genutzt?
Wie viel Personal wird benötigt?
Wie lange dauert es bis ein Kunde zu „unserem“ Patienten wird?

Deshalb ist es wichtig, für die Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI einen Standard zu entwickeln oder ggf. den vorhandenen anzupassen, und die betriebswirtschaftlichen Aspekte mit zu berücksichtigen.

Fazit: Die Beratungsgespräche nach § 37 Abs. 3 SGB XI sind ein riesengroßes Potential für
a) zukünftige Kunden, und
b) für bestehende Kunden (mit Beratungsgesprächen nach § 37 Abs. 3 SGB XI), denn diese können alle ausnahmslose Leistungen der stundenweise Verhinderungspflege in Anspruch nehmen.

In einem nächsten Blog werde ich mich den möglichen Potentialen im Rahmen der stundenweisen Verhinderungspflege nach § 39 SGB XI annehmen.

Nutzen Sie die Synergieeffekte

Die Sicherheit und „sich aufgehoben“ zu fühlen sind wichtige Werte für den Kunden. Deshalb bevorzugen Kunden mehr und mehr Anbieter, die ein umfassendes und aufeinander abgestimmtes Leistungsangebot anbieten. Der Einstieg erfolgt dabei meist nicht direkt über die Pflege. Die Menschen werden nicht über Nacht pflegebedürftig. Sie wenden sich im Idealfall viel eher an einen Anbieter, wenn sie „kleinere Probleme“ zu lösen haben.

Der Zugang zu den Kunden und das Aufbauen von Vertrauen finden immer häufiger über „Vorstufen der Pflege“ statt. Die Ärzte andererseits verlieren immer mehr an Bedeutung als Zulieferer.
Der ambulante Pflegedienst ist deshalb oft Drehscheibe der Interessen für den Kunden. Für die Angebots- und Trägerübergreifende Beratung der potentiell Interessierten kommen die Pflegedienste selbst in Frage. In manchen Bundesländern sind das die Pflegestützpunkte. Aber im Prinzip ist der ambulante Pflegedienst der richtige Ort für die Beratung. Dort sitzt das meiste Know-how über mögliche Finanzierung und Gestaltung der Pflege und Versorgung.
Deshalb: Bauen Sie Ihr Leistungsspektrum des ambulanten Pflegedienstes aus.

Eine wichtige Kennzahl - aber sie sollte auch richtig interpretiert werden!

Man nehme alle Umsätze aus Pflegeleistungen, und dividiere sie durch die Anzahl der Patienten (ohne solche Kunden mit Beratungsgesprächen nach § 37 Abs. 3 SGB XI).

Je höher der Umsatz pro Patient, desto besser das Ergebnis des Pflegedienstes. Der Zusammenhang mit dem Betriebsergebnis korreliert mit einem Wert von ca. + 0,8 (zur Erläuterung: das ist ein hoher Wert, das Maximum wäre 1,00; gäbe es keinen Zusammenhang, wäre der Wert bei 0,00).

Diese Aussage gilt aber nur für Pflegedienste in einer vergleichbaren Region. Man müsste also Pflegedienste in Städten (eines Bundeslandes) miteinander vergleichen, oder Pflegedienste in eher ländlichen Gebieten.

Was als Erkenntnis aber noch deutlicher ausfällt: Gelingt es, den Umsatz pro Patient zu steigern, verbessert sich mit großer Wahrscheinlichkeit auch das Betriebsergebnis. Wie man den Umsatz steigern kann, lesen Sie hier: Klick .

Der „Umsatz pro Patient“ ist natürlich eine sehr grobe Kennzahl, bei der zudem sichergestellt sein muß , dass sie von der Definition her immer einheitlich erhoben wird, damit man sie überhaupt vergleichen kann! Ich für mich habe immer die gleiche Definition.

Um die Kennzahl aber etwas genauer analysieren zu können, kann sie aufgesplittet werden in ihre Einzelbestandteile, oder Sie wählen andere Formen der Kennzahl „Umsatz pro Patient“.

• durchschnittlicher in Pflegestufe I pro Patient in Pflegestufe I, und das Ganze ausgedrückt in % von 450 Euro Pflegesachleistung,
• durchschnittlicher in Pflegestufe II pro Patient in Pflegestufe I,
  in % von 1.100 Euro Pflegesachleistung,
• durchschnittlicher in Pflegestufe III pro Patient in Pflegestufe III,
  in % von 1.550 Euro Pflegesachleistung,

Wichtige Informationen liefert auch die Frage, wie sich der Umsatz (100%) auf SGB V, SGB XI, SGB XII und die Privatzahler aufteilt. Was hier bei der Interpretation beachtet werden sollte, lesen Sie hier: Klick .

"Investieren" Sie richtig.

Sie haben nur eine Leitungs-Quote von 8,2%,
und eine Verwaltungs-Quote von 3,6%?
Dann müssen Sie sich nicht wundern, wenn die Betriebsergebnisse schwanken, wenn die Rechnungen erst am 10. des Folgemonats rausgehen, wenn die Leistungsnachweise nie stimmen, wenn viel zu wenig Umsatz generiert wird, usw. usw.

Sie möchten nun die Quoten angemessen anpassen?
Die Leitungs-Quote soll 14,0% betragen, und die Verwaltungs-Quote 5,0%?

Dann müssen Sie "investieren" und die Stellvetretung mehr freisetzen, Teamleitungen einstellen und/oder eine zweite Verwaltungskraft einstellen oder die Stunden der Leitungs- und Verwaltungskräfte erhöhen. Aber was wird das kosten?

Tragen Sie einfach die arbeitsvertraglichen Stunden in die gelb hinterlegten Felder der EXCEL-Tabelle ein:
a) der Leitungskräfte,
b) der Verwaltungskräfte,
c) aller Pflegefachkäfte, der Pflegeassistenten und der Hauswirtschaftskräfte.

Hier können Sie die EXCEL-Tabelle downloaden: Klick .

Die Mehrkosten müssen sich nun im Alltag amortisieren.
Aber wenn Sie nicht davon überzeugt sind, lassen Sie´s lieber und glauben weiterhin an Lean-Management.

Viel Erfolg!

Probieren Sie´s doch schnell mal aus ! ?

Sie möchten wissen, ob sich in Ihrem Pflegedienst die Hauswirtschaft "rechnet", obwohl die Hauswirtschaft im SGB V, im SGB XI, im SGB XII und bei Privatzahlern erbracht wird?

... in der PDL-Praxis 03-2012 ( HÄUSLICHE PFLGE ) lesen Sie eine ausführliche Beschreibung .

Hier finden Sie die extrem knappe Zusammenfassung des Beitrags in Form einer EXCEL-Tabelle: Klick.
Geben Sie einfach nur die gelb hinterlegten Felder ein, fertig. Die Antwort errechnet sich.

.. so, das war´s für heute schon   :-)

17) Die Löhne und Gehälter der Pflegefachkräfte werden steigen (müssen) in den nächsten 10 Jahren, das regeln Angebot und Nachfrage. Der Einstieg in diese Entwicklung läßt sich bereits jetzt sehen: Prämien für die Gewinnung neuer Mitarbeiter und "Begrüßungsgelder" und aggressives Abwerben sind schon weit verbreitet (und recht erfolgreich).
18) Einzelverhandlungen wird es immer häufiger geben, da auf Landesebene kaum mehr einheitliche stimmige und passende Preise für jeden Pflegedienst verhandelt werden können.
19) Das Leistungsangebot der Pflegedienste wird sich differenzieren und diversifizieren. Viele Anbieter für das "Normale", einige Pflegedienste werden aber besondere Privatzahlerleistungen anbieten, oder sich auf bestimmte Leistungen spezialisieren.
20) Burnout als diagnostizierte Krankheit bei Pflegefachkräften, aber v.a. bei Leitungen nimmt sehr stark zu. Ob man es früher einfach nur anders genannt hat, sei dahingestellt.
21) Webbasierte Qualitätsmanagementsysteme werden Einzug halten.
22) Die gute alte Stecktafel kommt wieder, als riesengroßer Touchscreen mit Verbindung zu Ihrem Software-Programm.
23) "Auf dem Land" wird es nur noch ein oder zwei große Anbieter geben, in den Städten wird es ein immerwährender Verdrängungswettbewerb sein.
24) Die "Gewinn"margen werden niedrig bleiben, Rendite-orientierte Anleger (als Betreiber) werden enttäuscht sein, weil die Renditen hart erarbeitet werden müssen.

Ende der kleinen Marktanalyse

Klick: Lesen Sie hier Teil 1 der kleinen Marktanalyse

Klick: Lesen Sie hier Teil 2 der kleinen Marktanalyse

Klick: Lesen Sie hier Teil 1 der kleinen Marktanalyse

Teil 2

9) Die Bereitschaft der Menschen, ihre Angehörigen, Eltern oder Nachbarn zu versorgen und zu pflegen, wird weiter deutlich zurückgehen. Das wird noch einmal die Nachfrage nach Dienstleistungen in der ambulanten Pflege erhöhen.
10) Die Arbeitslosenzahlen und die Anzahl der Hartz IV-Empfänger werden aller Voraussicht nach (v.a. bedingt durch die demografische Entwicklung) immer weiter sinken; auch das wird noch einmal die Möglichkeiten senken, Angehörige zuhause zu versorgen.
11) Engpässe beim Personal entgegnet man durch Abbau der Pflegefachkraftquote (was übrigens wirtschaftlich gesehen meist nicht vorteilhaft ist), und durch die Beschäftigung von mehr und mehr Helferinnen.
12) "Helferinnen" oder "nicht examinierte Kräfte" werden zu "Pflegeassistenten" weiter entwickelt. Ihr Aufgabenspektrum erweitert sich, in einigen Bundesländern sogar in Richtung der Behandlungspflege.
13) Es gibt inzwischen viele Pflegedienste, die Anfragen von Kunden ablehnen müssen. Die Vorstufe dieser Entwicklung ist, daß die Pflegedienstleitungen und Teamleitungen nicht mehr aktiv Akquise betreiben. Sie sind "froh, daß das Telefon nicht klingelt". Im schlimmsten Fall könnte es ein neuer Patient sein, den sie nicht mehr in die Tourenplanung hineinbringen.
14) Verbände und Träger gründen ihre eigenen Akademien und Ausbildungsstätten, um dem Personalmangel und insbesondere dem Pflegefachkraftmangel entgegen zu treten.
15) Wirtschaftlichkeitsressourcen in Pflegediensten sind kaum noch vorhanden. Deshalb gibt es strukturell bedingt kaum noch Möglichkeiten, Kosten einzusparen. Es bestehen aber durchaus gute Aussichten, im Rahmen von vorhandenen Finanzierungsquellen noch große Potentiale auszuschöpfen, also die Erlöse zu steigern.
16) Sie müssen immer vorsichtiger und sensibler sein in Ihren Anforderungen an die Mitarbeiter umgehen. Ein nicht unerheblicher Anteil der Pflegefachkräfte trägt sich mit dem Gedanken, aus diesem Job auszusteigen. Wenn Sie zu viel Druck machen, dann gehen die Mitarbeiter (manche auch in das "Burnout").